Siklus PDCA (Plan Do Check Act), Repeat

PDCA merupakan abbreviation dari

• Plan (Merencanakan)
• Do (Melaksanakan)
• Check (Evaluasi)
• Action (Menindaklanjuti)

Plan - Do - Check - Action di populerkan oleh W. zedwards Deming (14 Oktober 1900 - 20 Desember 1993). Beliau adalah seorang profesor, pengarang buku, pengajar dan konsultan. Ia dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern, sehingga siklus ini sering disebut juga dengan siklus Demin. Siklus PDCA adalah suatu sikls peningkatan mutu (improvement process) berkesinambungan atau terus menerus yang terdiri dari empat langkah, yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas/quality control.

Deming yang merupakan pencetus dari siklus PDCA ini mengatakan bahwa jika organisasi ingin menghasilkan mutu dari produk atau jasa yang akan dihasilkan, maka roda siklus PDCA harus berputar. Artinya, proses Plan - Do - Check - Action harus dijalankan. Pekerjaan harus direncanakan. Rencana yang telah dibuat harus dijalankan. Pelaksanaan pekerjaan dimonitoring, diukur atau diniklai. Hasil penilaian dilakukan analisis, hasil analisis digunakan untuk merencanakan pengembangan berikutnya. Demikian seterusnya sehingga siklus PDCA berjalan dan organisasi akan selalu mampu memenuhi standar mutu dan berkembang secara berkelanjutan.

Manfaat PDCA

Konsep PDCA merupakan pedoman bagi Astra untuk melakukan proses perbaikan kualitas secara terus menerus tanpa berhenti diseluruh bagian organisasi. PDCA sangat cocok dipergunakan untuk skala kecil kegiatan continues improvement. Biasanya lebih banyak digunakan untuk efisiensi siklus kerja, menghapuskan pemborosan ditempat kerja dan produktivitas. Apa saja manfaat PDCA?

1. Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung jawab dari sebuah unit organisasi
2. Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem disebuah organisasi
3. Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtun dan sistematis
4. Untuk kegiatan continous improvement dalam rangka memperpendek alur kerja.
5. Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas.

Tahap 1 : PLAN

Pada tahap perencanaan ada empat hal yang harus dilakukan dalam implementasinya yaitu penetapan tema dan sasaran tema, mencari faktor penyebab, urutan penyebab dan perumusan. Artinya tahap ini adalah menentukan proses mana yang perlu diperbaiki, perbaikan apa yang perlu dilakukan, serta bagaimana melakukannya.

Menentukan metode yang akan digunakan untuk mencapai target atau sasaran yang telah ditetapkan tersebut. Dalam tahap plan ini juga meliputi pembentukan tim peningkatan proses (process improvement team) dan melakukan pelatihan-pelatihan terhadap sumber daya manusia yang berada di dalam tim tersebut, serta batas-batas waktu (jadwal) yang diperlukan untuk melakukan perencanaan-perencanaan yang telah ditentukan. Secara umum, tahap plan akan melalui beberapa proses dibawah ini

• Mendeskripsikan proses yang dianalisis, mempelajari proses dari awal hingga akhir, mengidentifikasi siapa saja yang terlibat dalam proses tersebut
• Mengukur dan mengalisis situasi, menemukan data apa yang dikumpulkan dalam poses, dan bagaimana mengolah data tersebut agar membantu memahami kinerja dan dinamika proses
• Fokus pada peluang peningkatan mutu, dengan memilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan (kriteria masalah : menyatakan efek atas ketidakpuasan, adanya gap antara kenyataan dengan yang diinginkan, spesifik, dan dapat diukur)
• Mengidentifikasi akar penyebab masalah dan menyimpulkan penyebab
• Menemukan dan memilih penyelesaian, serta mencari berbagai alternatif pemecahan masalah

Tahap 2 : DO

Tahap Do adalah tahap penerapan atau melaksanakan semua yang telah direncanakan di tahap Plan. Tahap ‘do’ diimplementasikan dengan mengerjakan apa yang telah direncanakan, melaksanakan rencanan yang telah disusun sebelumnya, dan memantau proses pelaksanaan. Pada tahap ini, ambilah keputusan berdasarkan tahapan plan, dimana anda akan melihat problem-problem yang mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap proses atau project yang anda kerjakan. Fokuskan perbaikan dan solusi terhadap masalah terbesar saja (mungkin hanya terdapat 2 atau 3 masalah utama yang mempunya pengaruh sangat besar). Fase ini melibatkan beberapa kegiatan:

1. Menghasilkan solusi yang mungkin
2. Memilih yang terbaik dari solusi tersebut, bisa dengan menggunakan impact analysis.
3. Menerapkan atau menguji solusi yang didapat pada skala kecil atau group kecil atau pada area yang terbatas

Tahap 3 : CHECK

Tahap pengecekan diimplementasikan dengan mengawasi proses ‘do’. Proses yang dilakukan adalah melihat apakah hasil yang ada sudah sesuai dengan perencanaan, meneliti apa yang telah dilaksanakan, dan menemukan kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki. Berdasarkan kelemahan-kelemahan tersebut, buatlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya. Dengan kata lain, tahap ‘Check’ merupakan evaluasi terhadap hasil perbaikan. Anda harus melakukan evaluasi terhadap perubahan atau perbaikan, dan mempelajari seberapa efektifkah pengaruhnya langkah perbaikan tersebut terhadap project yang telah anda lakukan. Berikut adalah tahap-tahap evaluasi, yaitu :

1. Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi, serta melaporkan hasilnya.
2. Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan kelemahan-kelemahan, maka susunlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain. Jika berhasil, lakukan secara rutinitas.
3. Perhatikan lagi, apakah penerpana tersebut sesua dengan rencana peningkatan dan perbaikan yang diinginkan

Tahap 4 : ACTION

Proses pada tahap action yaitu menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinnya sebelum implementasi berikutnya. Implementasi tahap action ini dimaksudkan untuk menhawab bagaimana tindak lanjut untuk melaksanakan keseluruhan rencana peningkatan perbaikan, termasuk perbaikan kelemahan-kelemahan yang telah ditemukan. Pada tahap ini ada kemungkinan dilakukan standarisasi ulang proses dan persiapan terhadap perbaikan berikutnya. Pada tahap ini, proses perbaikan yang terbaik efeknya terhadap proyek akan digunakan/diterapkan dalam peoses dan selalu dimonitoring kemudian distandariasi sebagai suatu prosedur standar. Ada 2 Jenis tindakan yang harus dilakukan berdasarkan hasil yang dicapainya, antara lain:

1. Tindakan perbaikan (corrnective action) yang berupa solusi terhadap masalah yang dihadapi dalam pencapaian target. Tindakan perbaikan ini perlu diambil jika hasilnya tidak mencapai apa yang telah ditargetkan
2. Tindakan standarisasi (standarization action), yaitu tindakan untuk menstadarisasikan cara ataupun praktek terbaik yang telah dilakukan. Tindakan standarisasi ini dilakukan jika hasilnya mencapai target yang telah ditetapkan.

PDCA : Suatu Siklus Berkesinambungan

Dalam penerapannya di Astra, fokus pada PDCA menjadi salah satu sikap mental yang mendasari cara berpikir dan bertindak dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari, yang sesuai dengan sistem nilai Astra. Keempat proses PLAN - DO - CHECK - ACTION yang telah dijelaskan merupakan satu siklus yang tidak terputus dan saling berinteraksi satu sama lain. Siklus PDCA sudah seharusnya digunakan untuk meningkatkan sistem manajemen mutu (kinerja organisasi) secara terus-menerus. Jadi, PDCA merupakan proses yang kontu dan berkesinambungan. Jika produk sesuau dengan mutu yang direncanakan, maka proses tersebut dapat dipergunakan dimasa mendatang. Sebaliknya jika hasilnya belum sesuai dengan yang direncanakan, maka prosedur tersebut harus diperbaiki atau diganti dimasa mendatang. Dengan